Dal primo gennaio 2022 sono entrate in vigore le Linee guida Agid sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici.
Le nuove linee guida sostituiscono le precedenti regole tecniche sulla formazione del documento informatico (DPCM 13 novembre 2014,) e sulla conservazione dei documenti informatici (DPCM 3 dicembre 2013), mentre le firme elettroniche continua ad essere disciplinate dalla linee guida del 2013.
La nuova normativa ha disegnato, sia per la P.A. e sia per i soggetti privati, una nuova cornice normativa per la gestione dei documenti informatici semplificando e unificando le regole tecniche sulla gestione del documento informatico. Quindi, vendono disciplinati in un’unica norma tutti gli aspetti tecnici relativi al ciclo di vita del documento informatico, dalla formazione fino alla conservazione.
Perché è necessario conoscere le nuove linee guida Agid sui documenti informatici?
Il documento informatico deve essere formato, gestito e conservato rispettando regole, procedure e formati in modo da garantire le caratteristiche di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità, reperibilità del documento stesso.
Conoscere le caratteristiche tecniche del processo di gestione del documento informatico è di fondamentale importanza per garantire la validità giuridica e l’ efficacia probatoria dello stesso documento informatico. Diventa fondamentale, quindi, conoscere ad esempio il formato con il quale i documenti vengono creati, i metadati da inserire nel documento ed individuare i ruoli dei soggetti coinvolti nel ciclo di vita del documento in particolar modo nel processo di conservazione.
Nel processo di conservazione, infatti,le linee guida individuano cinque ruoli operativi: il titolare dell’oggetto di conservazione, il produttore dei pacchetti di versamento, l’utente abilitato, il responsabile della conservazione ed il conservatore.
Ognuno di questi ha dei compiti e responsabilità ben definite, però il responsabile della conservazione è sicuramente quello che assume un ruolo centrale nel processo di conservazione considerato che ha il compito principale di attestare il corretto svolgimento di tutto il processo e di descriverlo nel manuale della conservazione. Per questo motivo le linee guida hanno previsto che il responsabile della conservazione sia distinto ed autonomo rispetto al conservatore.
Cosa fare per adeguarsi?
L’entrata in vigore della nuova disciplina del documento informatico richiederà per tutti i soggetti privati che creano, gestiscono e conservano i documenti informatici ( ad esempio fattura elettronica, PEC, libri sociali ecc.) di rivedere i propri processi organizzativi e soprattutto verificare i contratti con i propri fornitori ( ad esempio i conservatori) al fine di verificare il rispetto della normativa.
Questa attività di verifica ed aggiornamento sarà necessaria inoltre per raccogliere le informazioni tecnico giuridiche necessarie per predisporre il manuale della conservazione, la nomina del responsabile della conservazione, ove diverso dal legale rappresentante, ed eventualmente la delega per affidare al responsabile del servizio di conservazione alcune attività di competenza del responsabile della conservazione.